Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė

I. BENDROSIOS PASTABOS

1. Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė (toliau - rodyklė) yra pagrindinis norminis dokumentas, atliekant dokumentų vertės ekspertizę. Rodyklė parengta vadovaujantis Lietuvos Respublikos archyvų įstatymu, kitais įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais ir kitais teisės aktais.

2. Rodyklė apima tik tuos bendruosius dokumentus, kurie gali būti sudaromi įvairių institucijų veikloje. Tai organizacinės-tvarkomosios bei ūkinės veiklos, kontrolės, teisės, raštvedybos, planavimo, finansiniai, buhalteriniai, kadrų, saugos darbe ir kiti dokumentai. Institucijos specialiąją veiklą atspindintys dokumentai šioje rodyklėje neminimi. Valstybės valdymo institucijos šios rodyklės pagrindu rengia savo reguliavimo srities institucijų specialiųjų dokumentų saugojimo terminų rodykles. Vadovaujantis rodyklėmis, sudaromos bylų nomenklatūros, formuojamos bylos, organizuojama ir atliekama dokumentų vertės ekspertizė. Specialiųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės ir pavyzdinės bylų nomenklatūros, parengtos šios rodyklės pagrindu, derinamos su Lietuvos archyvų departamento Centrine ekspertų komisija. Kai kurioms bendrųjų dokumentų rūšims, sudarytoms Lietuvos Respublikos Seimo, Prezidentūros, Vyriausybės veikloje, gali būti taikomi kiti saugojimo terminai, negu nurodyta rodyklėje.

3. Rodyklė sudaryta iš 9 skyrių pagal veiklos sritis:
organizacinė-tvarkomoji veikla; kontrolė; teisė; raštvedyba ir dokumentų saugojimas; finansavimas, buhalterinė apskaita ir atskaitomybė; kadrai; sauga darbe; institucijų ūkis, statyba ir remontas; institucijų apsauga, priešgaisrinė, civilinė sauga.

4. Rodyklėje institucijos suskirstytos į dvi grupes. Pirmajai grupei (3 skiltis) priskiriamos valstybės, vietos savivaldos, nevalstybinės institucijos, kurių veikloje sudaromi nuolatinio saugojimo dokumentai perduodami valstybiniam saugojimui. Dauguma tokių institucijų yra valstybinių archyvų komplektavimo šaltiniai.
Kitai institucijų grupei (4 skiltis) priskiriamos institucijos, kurios nėra valstybinių archyvų komplektavimo šaltiniai ir jų dokumentai saugomi institucijoje. Institucijos veikloje sudaromiems dokumentams, turintiems istorinę, mokslinę ir kultūrinę vertę, rodyklėje saugojimo terminas nurodytas 10 m.EK. Šiuos dokumentus institucija gali saugoti nuolat.

5. Viename punkte išvardytų kelių rūšių laikino saugojimo dokumentų (pvz.: darbo laiko ir užmokesčio apskaitos dokumentai (nedarbingumo lapeliai, tabeliai, darbo užmokesčio apskaičiavimo žiniaraščiai) saugojimo terminas vienodas, tačiau šie dokumentai gali būti grupuojami į atskiras bylas (pvz.: nedarbingumo lapeliai; darbo užmokesčio apskaičiavimo žiniaraščiai). Vienodo saugojimo termino dokumentai gali būti sujungti į vieną bylą, nors rodyklėje šie dokumentai išskirstyti į atskirus punktus.

Institucijos, perduodančios dokumentus valstybiniam saugojimui, pildo tarnautojų asmens bylas.

6. Rodyklė nustato minimalius dokumentų saugojimo terminus. Tuo atveju, kai šalia dokumentų saugojimo termino yra žyma “EK”, tvarkydama dokumentus, institucija ar jos Ekspertų komisija (EK) nutaria pratęsti jų saugojimo terminą, palikti nuolatiniam saugojimui ar sunaikinti pasibaigus saugojimo terminui. Institucijų Ekspertų komisijos gali teikti Lietuvos archyvų departamento Centrinei ekspertų komisijai pasiūlymus dėl dokumentų saugojimo terminų pakeitimo. Jei rodyklėje dokumentų saugojimo terminas nurodytas “Kol reikia”, institucija pati sprendžia, kiek tokį dokumentą tikslinga saugoti. Dokumentų registracijos žurnalų, kurie institucijoje pildomi (tęsiami) kelerius metus, saugojimo terminas skaičiuojamas nuo paskutinio įrašo datos.

7. Pastabos „Po patvirtinimo“, „Po pakeitimo“, „Po sutarties įvykdymo“, „Po nurašymo“ ir kt. tikslina dokumentų saugojimo terminą. Tokių dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas nuo nurodyto fakto.

II. RODYKLĖ

Parsisiųsti MS Word failą su terminų rodykle